Accompagner une équipe de direction : stratégies et solutions pour améliorer la performance collective

 

Les équipes de direction occupent une place centrale dans la réussite des entreprises, mais leur efficacité peut être mise à mal par des problématiques organisationnelles et relationnelles. Pour soutenir un comité de direction et l’aider à relever ces défis, il est crucial d’adopter des dispositifs adaptés et de répondre aux besoins exprimés par ses membres. Cet article explore les obstacles fréquents, les solutions pratiques et les stratégies à mettre en œuvre pour accompagner ces équipes vers leur plein potentiel, tout en offrant des conseils concrets pour soutenir un comité de direction dans ses objectifs stratégiques.

Les insatisfactions généralement observées dans l’entreprise :

 

• Le management est sur-sollicité pour des demandes opérationnelles.
• Les managers passent trop de temps en réunionite.
• Les réunions ne sont pas particulièrement efficaces.
• L’ambiance ou les interactions se dégradent car on est en attente d’actions d’autres services.
• Les équipes ne vont pas assez vite, ne sont pas assez réactives.
• Les résultats opérationnels et le « Time To Market » souffrent de ces lenteurs.
• Les collaborateurs ont le sentiment que tout se décide au niveau de la direction.
• La motivation des salariés plafonne et ils manquent parfois d’engagement.
• Les relations sont souvent tendues entre des départements silotés.
• L’intelligence collective est assez limitée par l’organisation verticale et généralement en silo.

 

Analyse et conseils pratiques :

Ces insatisfactions reflètent des problèmes structurels et relationnels typiques des grandes organisations. Le défi principal réside dans la capacité à alléger les tâches opérationnelles des managers tout en favorisant des interactions plus fluides.

Conseils :

1. Définir clairement les priorités opérationnelles et stratégiques pour chaque manager afin d’éviter les sollicitations excessives.
2. Limiter la durée des réunions en introduisant des agendas précis et des outils de prise de décision rapide comme le vote en temps réel.
3. Encourager une communication interservices proactive en instaurant des points de coordination réguliers entre équipes.

 

Les besoins exprimés par les parties prenantes :

 

• Libérer les top-managers de l’opérationnel pour qu’ils se consacrent aux actions plus stratégiques.
• Avoir des équipes plus réactives, plus engagées, plus efficaces, plus autonomes.
• Fluidifier les interactions au sein de et entre les équipes.
• Avoir des relations entre collègues saines et épanouissantes.
• Passer moins de temps en réunion.
• Avoir des réunions plus efficaces.
• Clarifier les périmètres décisionnels, les rôles et responsabilités (qui fait quoi et comment).
• Casser les silos pour développer une culture plus collaborative du travail.
• Optimiser l’efficience des équipes en renforçant l’intelligence collective.
• Instiller une culture de l’excellence opérationnelle et décisionnelle.

 

Analyse et conseils pratiques :

Ces besoins traduisent une volonté de passer d’une gestion purement hiérarchique à un modèle davantage centré sur l’autonomie et la collaboration.

Conseils :

1. Former les managers à la délégation en leur proposant des outils pratiques comme la matrice d’Eisenhower pour prioriser leurs tâches.
2. Développer des rituels collaboratifs, tels que des ateliers de co-création, pour casser les silos et stimuler l’intelligence collective.
3. Mettre en place des formations sur la prise de décision rapide afin d’améliorer la réactivité des équipes.

 

les enjeux métier / business derrière ce sujet :

 

• Accélérer la sortie des offres sur le marché.
• Développer plus rapidement des produits.
• Optimiser les indicateurs opérationnels.
• Générer plus de marge opérationnelle.
• Renforcer la trésorerie.
• Favoriser l’innovation pour se différencier sur le marché.
• Permettre à la créativité de s’exprimer pour améliorer ou diversifier les offres.
• Attirer et recruter plus facilement des talents.

 

Analyse et conseils pratiques :

Les enjeux montrent l’impact direct qu’un fonctionnement optimisé de la direction peut avoir sur la compétitivité globale de l’entreprise.

Conseils :

1. Instaurer des KPIs clairs pour mesurer la rapidité de mise sur le marché des produits ou services.
2. Organiser des hackathons internes pour stimuler l’innovation et encourager la créativité.
3. Revoir les processus de recrutement pour refléter la culture collaborative et innovante souhaitée.

 

Les questions de découverte qui peuvent faire émerger ce besoin :

 

Processus et format du dispositif : diagnostic et accompagnement ciblé

Pour optimiser le fonctionnement d’une équipe de direction, un processus structuré est essentiel. Ce dispositif repose sur un diagnostic initial et un accompagnement personnalisé qui visent à renforcer la qualité des interactions et à ancrer les bonnes pratiques.

Poser le diagnostic : les 7 axes clés pour des interactions de qualité :

Le diagnostic repose sur sept piliers fondamentaux qui permettent de structurer et d’améliorer les dynamiques d’équipe, constituant ainsi une base solide pour soutenir un comité de direction dans ses objectifs stratégiques.

1. Fédérer l’équipe :

Une vision claire et partagée des objectifs est essentielle pour soutenir un comité de direction. Elle constitue le moteur de la cohésion et de la motivation au sein de l’équipe. Lorsque chaque membre comprend son rôle dans la réalisation d’un objectif commun, cela renforce l’engagement et l’alignement collectif autour d’une raison d’être commune. Pour y parvenir, il est crucial d’organiser des ateliers de co-construction afin de définir cette vision ensemble, tout en assurant une transparence constante sur les objectifs et les succès collectifs pour maintenir l’implication de tous.

2. Structurer l’équipe :

Une structure claire, avec des rôles et responsabilités bien définis et co-construits, est indispensable pour structurer les interactions et assurer un fonctionnement efficace. En réduisant les malentendus, elle optimise les processus décisionnels et renforce la collaboration, deux éléments clés pour soutenir un comité de direction dans sa gestion quotidienne. Pour y parvenir, il est utile de mettre en place une matrice RACI (Responsable, Autorité, Consulté, Informé) et de revoir régulièrement les rôles afin de garantir leur pertinence face aux évolutions des besoins de l’équipe.

3. Libérer l’équipe :

Un climat de sécurité psychologique, où chacun peut s’exprimer librement et en toute sécurité, est essentiel pour renforcer la confiance et l’efficacité collective. Cette dynamique est indispensable pour soutenir un comité de direction dans ses efforts d’innovation et de collaboration. Lorsque les membres se sentent écoutés, ils peuvent débattre, exprimer leurs désaccords sans crainte et faire évoluer leurs convictions. Pour instaurer cette dynamique, il est pertinent de former les équipes à l’écoute active et à la communication non violente, tout en introduisant des rituels d’expression libre en début ou fin de réunion.

4. Ouvrir l’équipe :

L’ouverture à la diversité des idées et à l’exploration d’hypothèses variées est un levier puissant pour générer des solutions innovantes et prévenir les blocages ou rancœurs. En encourageant des discussions nuancées et une investigation approfondie, l’équipe développe des perspectives riches et constructives. Pour favoriser cette ouverture, il est utile d’intégrer des techniques comme le brainstorming ou le design thinking dans les réunions, et d’inviter des intervenants externes pour élargir les horizons et soutenir un comité de direction dans sa quête de solutions créatives.

5. Faciliter la décision :

La prise de décision concertée, où chacun assume ses responsabilités et respecte les choix des autres, favorise un alignement clair sur les objectifs et une cohérence dans les actions. Plutôt que de viser la perfection, privilégier des décisions rapides est un atout stratégique, particulièrement dans des environnements complexes. Pour optimiser ce processus, il est utile de former les équipes à des méthodes comme la méthode DACI (Driver, Approver, Contributor, Informed) et d’utiliser des outils numériques permettant de recueillir rapidement les avis en temps réel.

6. Pousser l’équipe à l’action :

Les membres d’une équipe proactive prennent des initiatives, acceptent les échecs comme des opportunités d’apprentissage, et adaptent régulièrement leurs stratégies pour répondre aux évolutions en temps réel. Cette approche dynamique, fondée sur l’itération plutôt que sur une planification rigide, permet d’atteindre les objectifs plus rapidement et efficacement. En favorisant des expérimentations avec des cycles courts, inspirés de la méthode agile, et en mettant en place un suivi régulier des projets, on peut grandement soutenir un comité de direction dans sa capacité à s’adapter aux défis changeants.

7. Inciter l’équipe à ajuster :

Le feedback transparent et constructif entre les membres d’une équipe est essentiel pour renforcer la performance collective et individuelle. En prenant régulièrement le temps de faire un bilan et d’ajuster les modes de fonctionnement, l’équipe s’engage dans une dynamique d’amélioration continue, favorisant une efficacité accrue. Pour instaurer cette culture, il est utile de mettre en place des rituels de feedback à la fin des réunions ou projets, et de former les membres aux techniques de feedback structuré, comme la méthode DESC (Décrire, Exprimer, Spécifier, Conclure).

 

L’accompagnement d’AC Mentoring pour Optimiser le fonctionnement d’équipe :

L’accompagnement d’une équipe de direction implique un ensemble de pratiques et de dispositifs conçus pour renforcer les interactions, clarifier les rôles, et améliorer la prise de décision. Ces actions permettent de soutenir un comité de direction dans ses objectifs stratégiques tout en assurant un fonctionnement fluide et performant.

1 – Structuration des interactions et des réunions :

• Structuration des rituels et cérémonies : Instaurer des moments dédiés pour discuter, débattre, décider, et informer, afin de fluidifier les échanges et d’assurer une meilleure efficacité.
• Mentorat pour les structures d’interaction : Accompagner l’équipe dans la mise en place de nouvelles structures adaptées aux sujets spécifiques abordés.
• Création de rôles pour des réunions efficaces : Définir des rôles clairs (facilitateur, rapporteur, etc.) pour optimiser la productivité des réunions et ainsi mieux soutenir un comité de direction dans ses prises de décision.

2 – Formation et développement des compétences :

• Atelier / formation sur l’écoute : Utiliser des approches comme le Clean Language ou les bulles d’écoute, animées par un coach externe, pour améliorer la qualité des échanges.
• Utilisation d’outils collaboratifs : Exploiter des méthodes telles que le Codéveloppement Managérial ou le CoDev Stratégique pour favoriser l’apprentissage et la résolution collective des problèmes.
• Ateliers sur les rôles et zones d’autonomie : Clarifier les responsabilités de chaque membre pour éviter les chevauchements et les zones grises, une démarche essentielle pour soutenir un comité de direction face aux enjeux complexes.

3 – Évaluation et ajustement continu :

• Rétrospectives d’équipe : Organiser des bilans réguliers pour analyser les succès, identifier les axes d’amélioration, et ajuster les stratégies.
• Feedback et résonance : Former l’équipe à donner et recevoir des feedbacks constructifs pour améliorer les relations et les performances.
• Shadowing des réunions : Observer les réunions chaque trimestre pour évaluer les progrès et fournir des retours ciblés, renforçant la capacité de l’accompagnement à soutenir un comité de direction dans la durée.

4 – Renforcement de la cohésion et de la prise de décision :

• Exercices de connexion : Laisser émerger les authenticités de chacun à travers des activités renforçant la confiance et l’engagement.
• Apprentissage des processus collectifs de décision : Former l’équipe à identifier et utiliser les processus décisionnels les mieux adaptés à chaque situation.

5 – Développement individuel et responsabilisation :

• Mentoring individuel : Accompagner chaque membre pour exploiter ses forces, surmonter ses points faibles, et définir une tactique personnalisée.
• Maîtrise des 7 niveaux de délégation : Former l’équipe à déléguer efficacement en adaptant le niveau de délégation selon les contextes.

 

Les bénéfices constatés de notre accompagnement à court et moyen terme :

Un accompagnement bien structuré offre des résultats tangibles, améliorant non seulement la dynamique interne de l’équipe, mais aussi l’impact global sur l’entreprise. Voici les principaux bénéfices généralement observés à court et moyen terme, lorsque l’objectif est de soutenir un comité de direction dans son fonctionnement.

1 – Fonctionnement exemplaire et cohésion renforcée :

• L’équipe de direction fonctionne de manière exemplaire, et cela se ressent à tous les niveaux de l’entreprise.
• Chacun se sent pleinement intégré à l’équipe, avec une identité collective forte, plutôt que de se limiter à un rôle de représentant de son métier.

2 – Efficacité et dynamisme accrus :

• L’équipe progresse plus rapidement sur ses sujets stratégiques et enjeux majeurs.
• Les réunions sont plus courtes, rythmées et spécifiquement adaptées aux thématiques abordées.

3 – Engagement et satisfaction des collaborateurs :

• Les collaborateurs perçoivent une direction plus heureuse, plus accessible, et davantage ouverte au dialogue.
• L’excellence opérationnelle et l’exigence montent en puissance, à tous les niveaux de l’organisation.
• Les collaborateurs se sentent responsabilisés, ce qui augmente leur engagement.

4 – Impact positif sur l’entreprise :

• La rétention des talents devient plus facile, grâce à un environnement de travail plus collaboratif et motivant.
• Les résultats financiers s’améliorent, témoignant des bénéfices directs d’un travail visant à soutenir un comité de direction dans ses responsabilités stratégiques.

 

Les avantages d’un suivi dans le temps et bénéfices à long terme :

Un suivi prolongé offre une profondeur et une continuité indispensables pour soutenir un comité de direction dans ses objectifs stratégiques et opérationnels. Voici les bénéfices principaux d’un accompagnement inscrit dans la durée.

1 – Consolidation des fondations et apprentissage continu :

• Ancrer les bonnes pratiques : garantir leur application systématique et durable au sein de l’équipe.
• Permettre à chacun de mettre en œuvre des apprentissages : favoriser l’assimilation des méthodes et outils pour une amélioration continue.
• Faciliter l’intégration de nouvelles personnes dans l’équipe : assurer une transition fluide en transmettant les pratiques et la culture de l’équipe.

2 – Évolution et optimisation progressives :

• Passer un cap et se lancer de nouveaux défis d’optimisation du fonctionnement : réévaluer et perfectionner les processus pour répondre à des objectifs toujours plus ambitieux.
• Passer à l’échelle : étendre progressivement les pratiques optimisées à l’ensemble de l’organisation pour maximiser l’impact.

3 – Relation personnalisée et résilience :

• Créer une relation d’aide avec l’organisation qui fait gagner du temps : capitaliser sur une connaissance approfondie du contexte pour des interventions ciblées et efficaces.
• Offrir des services variés, personnalisés, adaptés aux besoins de l’équipe et de l’entreprise : répondre de manière flexible aux évolutions des priorités et des enjeux.

4 – Impact multiplié et gestion des crises :

• Former en interne des facilitateurs, des mentors : développer des leaders capables de démultiplier l’impact de l’accompagnement.
• Coacher l’équipe lors de passage de crises : apporter un soutien clé dans les moments de tension, car la vie d’un comité de direction n’est jamais un long fleuve tranquille.

 

Les clients avec qui le collectif Ac Mentoring a réalisé cette prestation :

 

 

 

Les témoignages de nos clients :

 

“Vous avez permis à mon équipe de devenir autonome lors des réunions du comité de direction, de passer du stade où j’organisais et animais seul ces rencontres à une réunion co-organisée et co-animée par les membres de l’équipe. La parole s’est libérée, les membres pensent que cette réunion est la leur et pas seulement une instance dédiée à “faire plaisir au président. Et cela change tout”.

Acorus, Philippe BENQUET, Président